GESTÃO INTELIGENTE DE DOCUMENTOS

Memorando Eletrônico

Utilizado para tramitação de demandas e documentos oficiais entre setores da instituição.

Ofício Eletrônico

Em substituição ao e-Mail, é uma forma padronizada e organizada de manter a comunicação externa, com outras instituições.

Processo Eletrônico

Utilizado para documentar uma sucessão de atos administrativos com o objetivo de chegar a um resultado final.


Atendimento Eletrônico

Em atendimento às Leis da Transparência, registra todos as demandas enviadas através do e-SIC e da e-Ouvidoria.

Assinatura Eletrônica

Todos os documentos tramitados na Plataforma recebem Assinatura Eletrônica, conforme disposto na Medida Provisória 2.200-2/2001 e no Decreto 8.539/2015.

GED

A Gestão Eletrônica dos Documentos é facilitada através de ferramentas de rastreamento e localização de documentos por meio de indexação de palavras.

SISTEMA DE COTAÇÃO ON LINE


Obrigatoriedade nas Compras Públicas

A lei de licitações determina as normas usadas para licitações e contratos de todos os órgãos públicos da Federação

Na prática, e em poucas palavras, essa lei existe para que todas as empresas possam ter possibilidades iguais de vender seus produtos ou serviços para os órgãos públicos do país. A exemplo da Constituição Federal, a lei de licitação lembra os princípios que devem reger todas as compras públicas: impessoalidade, moralidade, igualdade, publicidade e probidade administrativa - além da vinculação ao instrumento convocatório e o julgamento objetivo.


Como funciona o procedimento de compras, no Setor Público?

São várias as formas de um setor público comprar ou contratar serviços

Tomada de Preços, Convites, Pregão, Dispensa ou Inexigibilidade de Licitação - qualquer que seja a modalidade da aquisição e independente do objeto a ser adquirido, o setor público precisa iniciar um procedimento administrativo, que parte de determinado departamento na forma de um "Termo de Referência", descrevendo detalhadamente o bem ou serviço, que é encaminhado ao departamento de compras. O Comprador Público, diferente dos compradores do setor privado, deve seguir rigorosamente as regras determinadas na lei de licitação, e realizar uma consulta de preços no mercado que não faça restrição a qualquer fabricante, marca ou modelo do produto pesquisado, promovendo a compra mais vantajosa para o município.


Você ainda faz cotação por telefone?

Pois saiba que certamente você está perdendo seu bem mais precioso - O TEMPO.

A cotação faz parte da rotina diária de todo comprador, principalmente aqueles que trabalham no setor público. Qualquer que seja o produto ou serviço, será necessário fazer pesquisa de mercado e comprovar transparência na aquisição ou contratação de serviços. Nas pequenas localidades ou em localidades mais remotas é comum se deparar com um dilema: não há fornecedor na cidade que atenda sua necessidade. Em casos assim, como contornar o dilema? A resposta mais atual é: TECNOLOGIA.


O que nosso sistema pode fazer para ajudar?

Imagine direcionar a vários fornecedores, do Brasil, SIMULTANEAMENTE, a sua lista de produtos a serem cotados

A tecnologia sempre deve contribuir para os objetivos de qualquer empresa - Pública ou Privada. Dessa forma a instituição ganha tempo, confiabilidade, agilidade e economicidade:

  • Tempo: a relação de produtos é enviada a todos os fornecedores cadastrados, com data definida para o encerramento da cotação. A recepção das propostas é automática, da mesma forma que seu julgamento. O comprador divulga a cotação e, após o fim da vigência, consulta o resultado - simples assim!!
  • Confiabilidade: os preços são digitados pelos fornecedores e o julgamento é feito pelo sistema. A decisão final é sua, mas com todas as informações em mãos.
  • Agilidade: assim que o prazo da cotação encerra, o julgamento é imediato e a posição dos concorrentes estará disponível, juntamente com relatórios gerenciais - Agilidade para a tomada de decisão!
  • Economicidade: maior alcance no número de fornecedores e sem se deslocar até os estabelecimentos, sem gastos com ligações telefônicas, sem erros nas transcrições das cotações para outro sistema e sem erros nos cálculos para avaliar as melhores propostas - Economia multiplicada, transparência garantida!!

Nosso sistema de Cotação On Line traz benefícios também para o fornecedor

Minimiza o deslocamento até o setor de compras dos municípios e amplia a sua base de atuação, abrindo acessos antes inalcançáveis e podendo escolher as localidades mais convenientes para o desenvolvimento do seu trabalho.
Nossa ferramenta fornece também para os vendedores diversos relatórios gerenciais, além de manter um histórico de propostas que podem ser avaliadas estrategicamente para criação de campanhas ou estudar necessidades sazonais.



É COMPRADOR e deseja conhecer mais sobre nossa solução? Preencha o formulário de Contato e retornaremos em breve.

É fornecedor e quer se cadastrar? É GRATUITO, e sempre será!! Siga o link, cadastre-se e aproveite as novas oportunidades de negócio.

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DÚVIDAS

O significado de Memorando possui raiz etimológica do latim memorandum (ou memorandus) o qual significa “que tem que ser lembrado”. É um documento oficial, escrito de maneira direta, clara e coesa, utilizado na transmissão de informações rápidas, dentro de uma mesma instituição do setor público ou privado, para tratar de assuntos internos de forma desburocratizada (objetiva).

É importante destacar que, no direito brasileiro, este documento possui validade jurídica, assim como outros documentos e atos administrativos realizados por instituições nacionais.

Ofício é um tipo de documento oficial, escrito de maneira formal, utilizado por servidores da Administração Pública e tramitado entre instituições distintas. É a forma de comunicação externa entre Autoridades.

No Brasil, a Lei que trata das diretrizes gerais do procedimento administrativo é a Lei n.º 9.784 de 1999, a qual se aplica a todos entes da Administração Pública direta e indireta federais. Além disso, o STJ tem reconhecido a aplicação desta lei federal para entes estaduais e municipais que ainda não aprovaram leis próprias.

O Processo administrativo, também conhecido como procedimento administrativo, tem sua matéria voltada ao ambiente da Administração Pública, que utiliza este recurso para manter a ordenação de suas rotinas e preservar os direitos dos administrados através de protocolos que devem ser seguidos a termo para preservar princípios constitucionais diretamente citados na própria Constituição Federal. É uma sucessão de atos que tendem a um resultado final. Portanto para haver um processo administrativo é necessário haver uma sucessão de atos ordenados os quais compõem uma cadeia, sendo cada um destes atos autônomos concomitantes para culminar determinado fim.

O Sistema Eletrônico do Serviço de Informações ao Cidadão (e-SIC) permite que qualquer pessoa, física ou jurídica, encaminhe pedidos de acesso à informação, acompanhe o prazo e receba a resposta da solicitação realizada para órgãos da Instituição. O cidadão ainda pode entrar com recursos e apresentar reclamações sem burocracia.

Além disso é o sistema de uso obrigatório a ser utilizado por todos os órgãos da Insituição para o recebimento de requerimentos de acesso à informação, conforme a Lei nº 12.527/2011, conhecida como LAI - Lei de Acesso à Informação.

A Lei nº 13.460, de 26 de junho de 2017, também chamada de Lei de Proteção e Defesa dos Usuários de Serviços Públicos, é um dos principais complementos à Lei de Acesso à informação. Seu objetivo é estabelecer "normas básicas para participação, proteção e defesa dos direitos do usuário dos serviços públicos prestados direta ou indiretamente pela administração pública". Ou seja, oficializa a relação entre usuários e o serviço público, análoga à de prestação de serviço particular, e dispõe as regras desta relação.

O objetivo de uma ouvidoria é, conforme dito nos Artigos 9º e 10º, garantir os direitos dos usuários (cidadãos) ao possibilitar um canal para manifestações perante a administração pública acerca da prestação de serviços públicos. Este canal será responsável por receber a manifestação, com identificação do requerente, e encaminhar internamente conforme a necessidade.

Dois pontos importantes da Lei da Ouvidoria são:

Art. 14. II - elaborar, anualmente, relatório de gestão, que deverá consolidar as informações mencionadas no inciso I, e, com base nelas, apontar falhas e sugerir melhorias na prestação de serviços públicos.

Art. 16. A ouvidoria encaminhará a decisão administrativa final ao usuário, observado o prazo de trinta dias, prorrogável de forma justificada uma única vez, por igual período.

Estes dois itens demonstram a necessidade de um sistema com georreferenciamento das demandas em tempo real, altamente eficiente de tramitação de informações e que permita o acompanhamento da manifestação da ouvidoria de forma automática e simplificada.

A assinatura digital é uma modalidade de assinatura que utiliza um Certificado Digital ICP-Brasil para comprovar sua autoria.

É uma forma bastante segura de validar qualquer documento que envolva alto valor agregado, e equivale a uma assinatura de próprio punho.

A assinatura digital garante autenticidade, integridade e não permite o repúdio, ou seja, o signatário não tem como negar sua autoria.

Quando você for assinar um documento, pergunte-se: “Precisaria de autenticação e registro da assinatura do cartório?” Se a resposta for SIM, você pode realizar uma assinatura digital sem nenhum problema ou risco jurídico.

A assinatura eletrônica é aquela que faz o uso de evidências para identificar e validar o signatário.

Para validar a assinatura é utilizada a captura de evidências, comprovando que a assinatura foi realizada. São exemplos:

  • Captura de Assinatura com Caneta Touch ou Mouse;
  • IP do Usuário;
  • Geolocalização;
  • SMS com código.

É importante ressaltar que a assinatura eletrônica não exige certificado digital, porém atende às normas da MP n° 2.200-2/2001.

Quando você for assinar um documento, pergunte-se: “Precisaria de autenticação e registro da assinatura do cartório?” Se a resposta for NÃO, você pode realizar uma assinatura eletrônica sem nenhum risco jurídico.